如何將展覽品安全、準時、經濟地運到展在國的展覽館，并復運回國？一般均全權委托外運公司進行（外運公司通常又與其在展地國的運輸代理公司合作進行）。按外運公司的要求，展覽組織者應提供有關展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。
應該提請注意的事項尚有：
抵港時間，最好稍微留有余地，以防港口至展館途中的意外延誤。但抵港時間亦不宜過早，一會增加倉儲費用，二會增加展品受損的可能。
展覽品使用出口包裝，具備集裝箱運輸條件的，盡量使用集裝箱運輸方式；在散裝出運時，盡量地配載時考慮到港后卸貨的便捷。
嘜頭、箱號、裝卸運輸標志要力求明顯，展覽道具箱外嘜頭的擬定，一般以取展在國大寫第一個字母，加上展出年，如1988年赴意大利展覽，嘜頭即可定為道具箱外刷制的嘜頭，及各類標志，通常為：嘜頭、箱號、體積、重量、吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標志。
需要加以說明的幾點是：
送海關之一式兩份的展覽品清單：
. 樣張;
. 分類列出.通常分有展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊；
. 文種系展出國文種與展在國文種相對照；
. 有些國家要求標明每件展品毛重、凈重；
需交驗本國出口商品檢驗局出具的展品與賣品商檢證書；
對某些食品、毛皮制品等，尚須出具檢疫證書。
2、展覽品的安全與保險
出國展覽品的投保，我國一般在國內投保，投保的項目，一般是火險、水險、盜竊險。投保的作用，主要是防備萬一發生事故和失竊，尚可得到部分的補償。但補償永遠不會同失去的價值相等，特別供展覽、銷售的展賣品，推動了就等于失掉了市場時機，其看不見損失是難以追加的。所以，防患于未然是至關緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛與檢查制度，都應完善和健全，并貫穿于開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對那些“價值連城”的珠寶、文物之類，更應重點加以保護，力求做到萬無一失。
小賣品的銷售方式：
小賣品的出售，賺點錢不是主要目的，從展覽現場效果看，是為了活躍展覽氣氛，吸引更多觀眾；從展覽促銷角度看，小賣目的，全在于促進展覽品的銷售和獲取大批定單位，以價廉物美之印象，博取廣大觀眾對中國某些商品的良好印象，以有紀念意義的小商品，讓觀眾留下對中國展覽的記憶。同時，通過賣品出售，亦是實地了解當地消費市場的一次良機。從這最后一點考慮，不論采取何種方式出售賣品，展出者一定要參與進去作些現場考察和交談。
小賣品出售方式，大體有三種：一、自銷，最能取信于觀眾，但由于工作量過大，故往往將有限的展團力量牽進過多，而常常贊成本末倒置，削弱了展覽與成交的工作；二、同當地經銷商或代理商合作經營，銷售設備和大部分售貨員由當地合作者負責，可以大大減輕展覽團的工作量；三、將小賣品更適銷對路（包括部分有銷售市場的試銷品），可邀請代理商來華選購；第二。為使小賣品不因代理商可能的圖利心切而推動原旨，事前應與經銷代理訂立關于銷售價案同當地市場價格差價的幅度：通常低于當地市價的10%左右。
展覽品的處理
對展覽品的處理，一般有這樣幾種情況：
國內指定不出售的，應原件運回；貴重展品，一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運回；中、低檔的商品，一般采取折扣包銷的辦法，在展覽中蒙塵、光彩失色、吊掛受損之物，折扣較大（商檔的商品、藝術品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升）。
展覽道具類，除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復使用價值的東西，出于運費過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。
一個展覽會的價值，往往會被為數不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點實際就在這些貴重展品的出售上，很多展團為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術展覽為些提供了良好的經驗。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請貼，通過當地的贊助機構派人送到當地的一些準買主手中，這就為目標買主的蒞臨展覽、購買展品做了很好的公關宣傳工作。結果，銷售成績極佳。
]]>對新參展企業或小企業而言，與另一家企業聯合參展是低成本、高收益的參展方式。特別是在海外展會上，兩個或兩個以上的企業共同租用一個展臺參展或聯合參加政府展臺都是進入新的海外市場的有價值的選擇。
參加展會可以為參展商或者參展企業帶來商機，但同時也是經營成品的一項重大支出。參加展會要做到性價比高是每位參展者的期望，尤其是參加海外展會。
參展四招助你花最少的錢取得最大的經濟效益：
1.多家企業聯手參展
產品相關聯或互補的企業可以在展會上合租一個展位，這樣可以大大降低展位的費用成本。若參展的資金不足，可以選擇合適的代理公司，委托別人將自己的產品介紹給海外的客戶，也是不錯的選擇。
2.精簡開支
在海外參展的運輸費用十分昂貴，在可行的范圍內，盡量減少參展實物的數量，重量和體積。仔細地檢查每個展臺的陳列清單，對額外的支出要精簡。
3. 合理分配資金
合理分配資金是降低成本的一個重要方面。具體而言，就是將你的人力，物力的使用發揮到最佳狀態。如果你打算多次布置和安裝展臺的話，可以考慮使用一些輕便的，可移動的或標準化的展臺，面那些最笨重的，特殊訂制的展臺可留在大型展覽中使用。如果正在準備一個新的展臺，則使用那些較輕的便于運輸的材料，這樣也能大大降 低成本。
4.多動手省資金
如今，服務行業已涉及展覽項目的每一個方面，但你在享受服務的同時當然得有所付出。因此，在預算資金很緊的情況下，在衡量自己的能力范圍內爭取自己多動手完成部分需要付費的工作。